Digitalisierung und Unternehmensarchiv

#1 – Sicherung und künftige Nutzung digitaler Daten

 

Täglich produzieren wir am Arbeitsplatz Unmengen an Daten. Seien es Word-Dateien, PDFs, Emails oder Videos. Ohne dass es uns bewusst ist, treffen wir beim Speichern von Dateien eine Entscheidung, die in einigen Jahren oder Jahrzehnten darüber bestimmt, ob wir oder unsere Nachfolger in der Zukunft die Dateien noch öffnen bzw. bearbeiten können. Nach mir die Sintflut?

Wer auf die Sicherung und Dokumentation wichtiger Geschäftsvorfälle wert legt, weil sie zum Erbe des Unternehmens gehören und die Geschichte fortschreiben, der sollte sich darüber Gedanken machen. Spätestens, wenn die digitalen Daten in das Unternehmensarchiv übernommen werden, stellt sich nämlich die Frage erneut. Besser ist es, gleich nach Abschluss der Dokumentation eine finale Version in einem sicheren Dateiformat zu speichern.


Für die dauerhafte Sicherung digitaler Daten sind bestimmte Dateiformate zu wählen.


Alle gängigen Medienarten lassen sich in zahlreichen Dateiformaten abspeichern, die uns als Anwender vor die Frage stellen, welchen Vorteil Format A gegenüber Format B hat und welches Dateiformat für die eigenen Bedürfnisse das Richtige ist.

Um eine Entscheidung treffen zu können, welches Dateiformat das „richtige“ ist, müssen wir wissen, welchem Verwendungszweck die Dateien in der Zukunft voraussichtlich dienen werden. Ebenfalls zu bedenken gilt, ob es eine Mastercopy gibt, z. B. eine Filmaufnahme auf 16mm Band, oder ob wir das Original selbst erstellen. Sind wir selbst der Produzent der Datei, sollten wir uns immer vor Augen führen, dass auch digitale Daten im Laufe der Zeit einem natürlichen Verfall unterliegen, dem vorgebeugt werden muss. Obwohl Dateien nicht schimmeln, besteht langfristig die Gefahr der Ablösung eines Dateiformats durch ein anderes bzw. den physischen Schaden an lokalen Festplatten oder Servern. Auch durch moderne Sicherungssysteme in der IT bleibt das regelmäßige Backup von Daten der einzige verlässliche Schutz vor einem vollständigen Datenverlust.

 

Bei der Speicherung und Formatwahl die zukünftige Verwendung beachten

Proprietäre Dateiformate – also Dateien, die nicht oder nur mit Schwierigkeiten mit freier Software implementierbar sind – gilt es genauso zu vermeiden wie Dateien mit einem hohen Komprimierungsgrad. Beispiel: Niemand von uns kann beurteilen, ob das Video der letzten Jahreshauptversammlung, das mühevoll und in stundenlanger Arbeit produziert, geschnitten und mit Visual Effects versehen wurde auch noch in zehn oder mehr Jahren im proprietären Dateiformat der im Jahr 2017 gängigen Videoschnittsoftware geöffnet und abgespielt werden kann. Für die Nutzung des Videos der Jahreshauptversammlung eignet sich ein unkomprimiertes Bewegtbildformat, das den zukünftigen Nutzern eine hohe Qualität bietet und mit gängiger Software wiederzugeben ist, sodass die entsprechende Abteilung auch in vielen Jahren noch Zugang zum finalen Produkt hat und das Video weiterverarbeiten kann.

 

Tipp: Orientierung für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen

Eine Antwort auf die Frage des perfekten Dateiformats für das entsprechende digitale Medienformat ist somit immer an die Frage gekoppelt, wie die Datei zukünftig genutzt werden könnte. Eine erste Orientierung über Dateiformate für die verschiedenen digitalen Medienarten liefert z. B. die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST). Auf der Homepage des Gemeinschaftsunternehmens Schweizer Archive werden alle gängigen Dateiformate, deren Verbreitungs- und Nutzungsgrad und viele weitere Informationen über Mindestauflösungen und Funktionalität vorgestellt (https://kost-ceco.ch/cms/). Eine große Hilfe für jeden, der sich nicht sicher ist, welche Vorteile das TIFF gegenüber dem JPEG Format bietet bzw. welcher Vorteil mp 4 gegenüber avi hat.
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